Với cuộc sống ngày càng bận rộn như
ngày nay, đặc biệt là vì sự phát triển nhanh chóng của công nghệ mà lĩnh vực
kinh doanh hay quản lý cũng chịu sự thay đổi tương ứng. Thay vì cách thức quản
lý bằng máy tính tiền như trước đây thì những nhà làm kinh doanh hiện đại đã
lựa chọn cho mình một phương thức quản lý thông minh và hiệu quả hơn nhiều với
phần mềm quản lý bán hàng. Vậy như thế nào là một phần mềm quản lý bán hàng tốt
nhất hay một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất cần thỏa mãn được những yếu tố
nào?
1. Nhu cầu về quản lý
Dù cho bất cứ loại phần mềm nào nói chung hay phần mềm quản lý bán hàng nói
riêng, khi muốn trả lời là phần mềm đó tốt nhất hay không thì điều này chưa hẳn
là nằm ở phía bản thân phần mềm đó mà nó nằm ở việc phần mềm đó đáp ứng được
nhu cầu của khách hàng hay người làm kinh doanh như thế nào. Chỉ khi tất cả
những yêu cầu của người làm kinh doanh đều được thỏa mãn bởi phần mềm đó thì
khi ấy mới có thể nói đó là phần mềm hay phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất.
Quản lý kho
Một trong những nhu cầu quản lý hàng đầu của những người làm quản lý đó là quản
lý kho hay quản lý nguyên vật liệu đầu vào. Làm thế nào để có thể kiểm soát
được một cách nhanh chóng và chính xác nhất những mặt hàng đang bán chạy, hàng
đang bán ế, hàng gần hết hay hàng còn. Bạn không thể quản lý được tất cả những
yếu tố này với những công cụ quản lý thông thường và đặc biệt là bằng sổ sách.
Ngoài ra đối với một quán café hay nhà hàng thì vấn đề về quản lý nguyên vật
liệu, tránh thất thoát là một yêu cầu thường nhật và rất quan trọng. Một phần
mềm quản lý bán hàng tốt nhất là phần mềm giúp khách hàng giải quyết được tất
cả những nỗi lo này.
Quản lý cửa hàng theo chuỗi
Kinh doanh theo chuỗi cửa hàng là xu hướng mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang
hướng đến. Mặc dù mỗi cửa hàng thì đều có những đặc trưng riêng về màu sắc,
phong cách cũng như điểm mạnh khác biệt về thương hiệu nhưng nhìn chung thì
chúng có một vài đặc điểm chung như: chuẩn hóa về chất lượng sản phẩm, dịch vụ,
tận dụng lợi thế về quy mô để gia tăng lợi nhuận, địa điểm cửa hàng chiếm vị
trí quan trọng và cuối cùng là hướng tới Franchise (nhượng quyền thương hiệu
hay nhượng quyền thương mại).
Từ những cái tên ngoại đã đình đám trên thị trường như Highlands Coffee, The
Coffee Bean and Tea Leaf đến những tên tuổi trong nước là Phở 24, Trung Nguyên
Coffee…đã khẳng định được sức mạnh về kinh tế mà mô hình này có thể mang lại
cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, xây dựng và phát triển được thương hiệu cho những
mô hình này lại là một câu chuyện, một bài toán kinh tế khá khó khăn cho doanh
nghiệp mới gia nhập thị trường vốn dĩ còn non yếu về cung cách quản lý. Bên
cạnh việc doanh nghiệp phải thiết lập một hệ thống chuẩn hóa về chất lượng sản
phẩm và dịch vụ, một chiến lược dài hơi về marketing và thương hiệu thì một vấn
đề đặt ra cho doanh nghiệp nữa là làm thế nào để tối ưu hóa được hoạt động quản
lý của tất cả các cửa hàng trong chuỗi, quản lý tiện lợi, thống nhất, có sự đối
chiếu nhanh chóng giữa các cửa hàng và đặc biệt là giảm thiểu tối đa chi phí
vận hành trong quản lý.
Dù bạn có muốn hay không thì bạn không thể dám chắc là trong tương lai bạn sẽ
không mở rộng cửa hàng kinh doanh hay phát triển công việc kinh doanh của mình.
Vấn đề đặt ra là bạn cần một công cụ quản lý có thể giúp bạn tối ưu hóa được
hiệu quả quản lý theo mô hình kinh doanh dạng chuỗi này. Đã đến lúc bạn cần một
phần mềm quản lý bán hàng, mà không đó phải là phần mềm quản lý bán hàng tốt
nhất hiện có.
Quản lý nhân viên
Ngoài những nhu cầu về quản lý như quản lý kho, quản lý cửa hàng theo chuỗi thì
một vấn đề tiếp theo nữa là làm thế nào để quản lý nhân viên của bạn một cách hiệu
quả nhất. Một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất sẽ cho phép bạn tối ưu hóa
được yếu tố này. Bằng cách nào ?
Phân quyền chi tiết theo chức năng trong quản lý là một trong những chức năng
quản lý vượt trội mà phần mềm này có thể mang lại. Chức năng này cho phép bạn
phân chia những quyền hạn khác nhau cho những nhân viên ở những bộ phận khác
nhau. Mỗi nhân viên với những vị trí khác nhau sẽ chỉ được giới hạn thực hiện
một số hoạt động nhất định trên phần mềm này. Theo đó, nhân viên kế toán chỉ
được thực hiện các hoạt động liên quan tới chọn loại hàng, thu chi… nhân viên
kho thì chỉ được phép nhập hàng, kiểm hàng…Tất cả những quyền hạn này sẽ do
quản lý giới hạn và kiểm soát. Với hình thức này nhà quản lý không những có thể
đánh giá được vai trò, khả năng hoàn thành công việc của từng nhân viên để từ
đó có chính sách xử phạt hay khen thường hợp lý mà còn giữ được tính bí mật đối
với những bộ phận khác nhau. Ngoài ra chức năng này còn cho phép người quản lý
hạn chế đến mức tối đa những hành vi lạm quyền, hay gây thất thoát cho các đơn
vị kinh doanh. Thật tuyệt vời phải không nào.
Quản lý từ xa
Theo như một khảo sát gần đây nhất của một công ty nghiên cứu thị trường tại
Việt Nam thì sau khi khảo sát hơn 1000 người làm quản lý, chủ kinh doanh về
việc “Bạn có mong muốn được quản lý cửa hàng của mình mà bạn không cần phải
trực tiếp tới địa điểm đó hay không?” thì hầu hết kết quả nhận được là Có. Điều
này cũng khá dễ hiểu nếu bạn cũng là người muốn tối ưu hóa hoạt động quản lý,
tiết kiệm công sức, thời gian hay mở rộng công việc kinh doanh của mình.
Một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất là bên cạnh việc cung cấp cho bạn một
phương thức quản lý trên nhiều phương tiện khác nhau thì với việc vận dụng
triệt để những ứng dụng của công nghệ đã giúp bạn có thể quản lý công việc kinh
doanh của mình từ bất cứ nơi đâu mà bạn tới. Cho dù là bạn đang ngồi với bạn bè
ở quán café, đang đi chơi ở bãi biển vào những ngày cuối tuần hay bạn đi công
tác xa ở nước ngoài chẳng hạn thì bạn vẫn có thể đăng nhập vào hệ thống và kiểm
soát tất cả mọi công việc một cách bình thường bởi dữ liệu của bạn được lưu trữ
trên đám mây, không phải trên một máy tính cố định nào đó.
Nếu bạn là người đang bận rộn với công việc kinh doanh, bạn tham gia vào nhiều
dự án kinh doanh hay bạn đang mong muốn mở rộng công việc kinh doanh hiện tại
mà vẫn không bỏ lỡ bất cứ biến động nào trong kết quả kinh doanh thì hãy để
những công cụ quản lý như vậy ở bên bạn và hỗ trợ bạn giải quyết tất cả những
mối lo đó.
Quản lý doanh thu
Ngoài những nhu cầu như quản lý kho, quản lý nhân viên, quản lý chuỗi cửa hàng,
quản lý cửa hàng từ xa thì một tính năng nữa mà một phần mềm quản lý bán hàng
tốt nhất sẽ mang lại cho bạn đó là kiểm soát các hoạt động như chi phí, lợi
nhuận, doanh thu chỉ bằng một cú click chuột. Việc cập nhật những hoạt động này
một cách nhanh chóng và chính xác sẽ giúp người làm quản lý đưa ra được những
quyết định hay phương hướng kinh doanh đúng đắn nhất.
2. Nhu cầu về bán hàng
Bạn có thể hiểu đơn giản phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất là phần mềm bao gồm
hai yêu cầu chính đó là quản lý tốt nhất và bán hàng tốt nhất. Mặc dù quản lý
là yêu cầu hàng đầu đối với một phần mềm quản lý bán hàng tuy nhiên khía cạnh
bán hàng cũng là yêu cầu không kém phần quan trọng. Hiện nay trên thị trường có
nhiều phần mềm quản lý được tích hợp với hệ thống làm marketing nhằm mục đích
đẩy mạnh thương hiệu của bạn tới khách hàng để từ đó bạn có thể bán được nhiều
hàng hơn và doanh thu cao hơn.
Phần mềm quản lý kết hợp với marketing cho thương hiệu của bạn trên các trang
địa điểm, phần mềm quản lý kết hợp hệ thống gửi email hay sms tự động là những
giải pháp hiệu quả dành cho bạn.
3. Đơn giản khi sử dụng
Nhiều lúc công việc của bạn rất bận. Bạn một lúc phải quản lý nhiều cửa hàng
cho nên bạn ngại những phần mềm có cài đặt, sử dụng phức tạp và mất nhiều thời
gian để làm quen. Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất phải là phần mềm dễ sử
dụng nhất và tiện lợi nhất trong quản lý. Bằng việc tận dụng tối đa những yếu
tố về kỷ thuật, kinh doanh và công nghệ một phần mềm như vậy đã được làm đơn
giản hóa giao diện cũng như những thao tác quản lý trong suốt quá trình làm
việc để từ đó giúp cho bạn làm chủ được một công cụ quản lý tốt nhất có thể.
4. Ứng dụng công nghệ tốt nhất
Ngoài tất cả những yếu tố nói trên thì nếu đã gọi là phần mềm thì bản thân phần
mềm phải thỏa mãn được yếu tố về công nghệ. Những phần mềm quản lý bán hàng tốt
nhất hiện nay hầu hết đã đạt được yêu cầu này. Công nghệ điện toán mây là ứng
dụng mới nhất trên thị trường được đưa vào hoạt động quản lý kinh doanh.
Điện toán đám mây được hiểu đơn giản là hình thức tính toán, lưu trữ, phân
tích, quản lý dựa trên nền tảng internet và sử dụng các công nghệ máy tính. Đám
mây là hình ảnh ẩn dụ cho mạng internet và cũng là sự trừu tượng cho những cơ
sở hạ tầng khá phức tạp mà nó che giấu. Kiến trúc một đám mây sẽ bao gồm: nền
tảng đám mây (Cloud Platform), dịch vụ đám mây (Cloud Service), cơ sở hạ tầng
đám mây (Cloud Infrastructure) và lưu trữ đám mây (Cloud Storage).
Một số lợi ích mà công nghệ này đã mang lại như:
Tiết kiệm chi phí
Tiện lợi trong quản lý
Tính bảo mật
Dễ dàng theo dõi
Đơn giản trong thao tác và lưu trữ
Tránh những rắc rối về mặt kỷ thuật
Tính cập nhật và thích ứng cao.
Nếu bạn đang tìm một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất cho mình thì trên đây
là những bí quyết đã được bật mí cho bạn.